Burocracia na agência: 5 dicas para dar um basta

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Por um lado, você tem um monte de recursos à sua disposição: time técnico, equipes criativas, vendedores, uma sala de suprimentos bem abastecida e qualquer outra coisa que você precise para fazer o melhor na sua agência e atender seus clientes.

Mas, por outro lado, a burocracia de um ambiente corporativo pode facilmente prejudicar novas ideias e reduzir o trabalho que você precisa fazer. Entre políticas inúteis, papelada sem fim e falta de autoridade para a tomada de decisão, você pode começar a se perguntar se a burocracia na agência é um obstáculo intransponível.

A boa notícia é que não! Atualmente, e com a ajuda da tecnologia, é possível reduzir consideravelmente o nível de burocracia na agência. E para que você saiba como, separamos as 5 dicas abaixo. Acompanhe conosco e descubra!

1. Dê autonomia à sua equipe

Um dos principais causadores de burocracia na agência é a falta de autonomia das suas equipes. Quando um profissional não tem autonomia para tomar decisões importante sem consultar a diretoria, por exemplo, isso pode gerar um grande delay nos processos de trabalho.

Afinal, imagine que sua equipe tenha que passar todas as decisões por você: além de te encher sua agenda, processos importantes poderiam acabar parados aguardando sua decisão. Por isso, o primeiro passo é garantir que sua equipe tenha certa autonomia para que as atividades na agência fluam.

Vale ressaltar que um time só pode ser autônomo se for capacitado para isso. Portanto, é importante também investir em bons profissionais e em treinamento contínuo.

2. Elimine processos desnecessários

Eliminate The Dumb Things, ou “Elimine as coisas bobas”, em uma tradução livre, é um método aplicado pelo Walmart para reduzir a burocracia na empresa. Basicamente o método diz que toda a organização pode se beneficiar com a revisão de todas as políticas e procedimentos para eliminar processos inúteis de trabalho.

Você deve se perguntar: “Quão útil é isso em nos ajudar a tornar-se o melhor que podemos ser? Quão útil é isso para estimular a criatividade e a inovação?” Se a resposta for “Não é útil”, elimine-a ou altere-a.

Permita a todos na sua agência percorram o escritório procurando por todas as regras, rotinas e processos desnecessários. Faça com que os profissionais de todos os níveis estejam seguros em apontar erros e sugerir mudanças.

3. Reduza a papelada e a burocracia na agência

Mesmo nos dias de hoje, em que quase tudo pode ser feito pela internet, a papelada ainda é um problema que pode aumentar a burocracia na agência. Pense em quantos formulários sua empresa possui. Pode ser que grande parte deles utilize as mesmas informações.

Um programa de computador ou formulário online simples pode resolver o problema. Assim, as pessoas, sejam seus clientes ou os próprios profissionais da agência, não precisarão preencher toda a documentação, mas poderão preencher um formulário online onde as informações básicas são armazenadas e reutilizadas em novos pedidos sem erros.

Muitas vezes, o uso de um programa de computador também automatizará as coisas, de modo que a papelada não será mais necessária.

4. Utilize a contabilidade online

Muitas agências têm dificuldade em lidar com a contabilidade da empresa, preparando as demonstrações financeiras, gerenciando operações de contas bancárias, analisando dados financeiros e preparando as saídas faturas.

Embora seja comum acreditar que a contabilidade deva ser feita dentro do negócio, é importante se perguntar se você possui a habilidade e a experiência necessária para fazer esse trabalho. Ao contar com um profissional terceirizado, o problema costuma ser a grande quantidade de documentos em papel que são exigidos.

Para reduzir a burocracia na agência, pode valer a pena considerar o uso da contabilidade online, que utiliza a tecnologia para automatizar os serviços contábeis, por meio da internet. Assim, você ganha em agilidade, transparência e segurança.

5. Faça reuniões somente quando necessário

Como última dica para reduzir a burocracia na agência, lembre-se de que reuniões devem ser objetivas e acontecer somente quando são necessárias. Geralmente, há um desalinhamento entre quando uma reunião está agendada e quando a conversa realmente precisa acontecer.

Uma boa dica é instruir seu time para sempre fazer um escopo do que será tratado em cada reunião antes dela ocorrer. Assim, eles poderão se ater ao escopo e manter a conversa o mais objetiva quanto possível.

Gostou de aprender como reduzir a burocracia na agência? Tem alguma outra dica em mente que ficou faltando na nossa lista? Comente abaixo e compartilhe conosco!

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