5 dicas para tornar a contabilidade da sua agência mais prática

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Nenhum dono de agência aguarda ansiosamente por lidar com a contabilidade quando abre seu negócio, mas essa tarefa, essencial para qualquer negócio, pode se tornar mais complicada se você ficar protelando.

A contabilidade é uma daquelas tarefas de back-office que nunca passam pela cabeça de um empresário quando ele decide abrir sua própria agência, mesmo sendo uma tarefa que consome tempo e que está diretamente relacionada ao sucesso do negócio.

Mas ainda há esperança e ela começa por se organizar para tornar a contabilidade da sua agência mais prática. Aqui estão 5 dicas que vão te ajudar nessa tarefa:

1. Mantenha suas contas separadas

Aquela mochila nova para seus filhos não é uma despesa comercial, mas o cartão de crédito da sua empresa estava na mão e então você usou. Claro, você pode pagar esse dinheiro de volta ao seu negócio, mas se quiser fazer isso da maneira correta, você deverá registrar uma transação contábil.

As coisas podem ficar complicadas rapidamente e você não precisa dessa dor de cabeça. Uma forma de tornar a contabilidade da sua agência mais prática é manter as contas bancárias pessoal e da empresa separadas. Você economizará horas de trabalho e facilitará o acompanhamento das despesas dedutíveis em um só lugar.

2. Acompanhe as finanças regularmente para tornar a contabilidade da sua agência mais prática

Separe cerca de 15 minutos por semana — o equivalente a apenas uma visita do Facebook — para organizar suas finanças e não permita que outras coisas tiram sua atenção durante esse período.

Você terá mais informações sobre o seu negócio, poderá tomar decisões financeiras mais informadas e terá tudo organizado quando a hora de pagar impostos se aproximar. Algo sempre poderá parecer mais urgente do que olhar suas finanças. Mas quando você encontra um tempinho toda semana, você sentirá que seus níveis de estresse, agora e no inícios do ano, cairão rápido.

3. Considere sua folha de pagamento

Quando você está procurando por informações sobre os gastos de sua empresa, não se esqueça de acompanhar adequadamente o que é provavelmente uma das suas maiores despesas: sua folha de pagamento.

Seja para agências que possuem uma equipe completa ou para aquelas onde você é o único na folha de pagamento e contrata freelancers, certifique-se de que está rastreando os custos de salários, benefícios, horas extras e quaisquer outros gastos associados à mão de obra.

Ao rastrear seus custos com mão de obra e benefícios, você pode achar que tem mais dinheiro para incentivar seus funcionários, ou que está gastando mais do que seu orçamento. De qualquer forma, fazer a matemática agora pode ajudá-lo a tomar melhores decisões mais tarde e tornar a contabilidade da sua agência mais prática.

4. Não se esqueça de olhar os pagamentos

Esta dica parece bastante óbvia, mas você ficaria chocado com a quantidade de donos de agências que não acompanham devidamente as faturas e os pagamentos dos clientes. Se você não estiver mantendo os registros adequados, pode demorar meses antes de perceber que você possui faturas pendentes.

Certifique-se de que está rastreando corretamente todos os pagamentos devidos e registrando quando cada fatura é paga, quanto tempo os clientes geralmente aceitam pagar e quais clientes você teve dificuldades em cobrar os pagamentos no passado.

5. Conte com a contabilidade online

Desde os dias do ábaco, contadores foram confiáveis ​​e aliados respeitados para proprietários de pequenas empresas em todos os lugares. O seu conhecimento íntimo da profissão, bem como das leis fiscais em sua jurisdição poupam donos de empresa de dores de cabeça.

Contudo, o modelo de contabilidade tradicional mudou e está dando lugar a um serviço muito mais eficiente: o da contabilidade online. Com isso, você terá um time de contadores que trabalharão para você por meio de uma plataforma online, fazendo a contabilidade da sua agência mais prática e entregando relatórios financeiros para que fique mais simples acompanhar as finanças.

Além disso, você terá um sistema totalmente integrado com seu ERP, o que facilita a gestão do negócio, a conciliação bancária e te dá mais tempo para focar em fazer aquilo que efetivamente fará sua agência ganhar força no mercado.

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